Was bedeutet „Koordinierung“?

In der Koordinierungsphase sind die Bewerbungen geprüft und werden nun nach bestimmten Qualifikationskriterien auf Ranglisten positioniert. Die Bewerber*innen bekommen nach und nach Rückmeldungen zu ihren eingereichten Bewerbungen. Dabei bedeutet eine anfängliche negative Rückmeldung zu einer Bewerbung noch keine endgültige Absage.

Was geschieht bei der Koordinierung?

In der Koordinierungsphase werden die bereits gültig geprüften Bewerbungen nach bestimmten Qualifikationskriterien der Hochschulen pro Studiengang jeweils auf Ranglisten positioniert. Jede Rangliste hat einen sogenannten „zulassungsfähigen Bereich“. Für Bewerbungen, die in diesen Bereich fallen, können anschließend Zulassungsangebote ausgesprochen werden, während für die übrigen Bewerbungen zunächst der Status „Zulassungsangebot aktuell nicht möglich“ vergeben wird. Die Bewerber*innen bekommen somit bei der Koordinierung nach und nach Rückmeldungen zu ihren eingereichten Bewerbungen.

 

Wie läuft die Koordinierungsphase im Detail ab?

Schon mit Beginn der Koordinierungsphase ist es potentiell möglich, dass erste Zulassungsangebote ausgesprochen werden. Die Hochschulen können dann nämlich bereits damit beginnen, ihre Ranglisten für örtlich zulassungsbeschränkte und zulassungsfreie Studiengänge zu erstellen und für das DoSV freizugeben. Der Zeitpunkt der Freischaltung der Ranglisten variiert von Hochschule zu Hochschule und von Studiengang zu Studiengang. Daher sollten Sie sich gut überlegen, ob Sie ein eventuell sehr früh vorliegendes niedriger priorisiertes Zulassungsangebot direkt annehmen oder weiter auf ein mögliches späteres Angebot für eine höher priorisierte Bewerbung warten möchten.

Ranglisten im Zentralen Verfahren

Bei bundesweit zulassungsbeschränkten Studiengängen (Humanmedizin, Tiermedizin, Zahnmedizin, Pharmazie) werden die unterschiedlichen Ranglisten zu festgelegten Terminen und zeitlich versetzt innerhalb der Koordinierungsphase freigeschaltet. Für diese Studiengänge erstellt Hochschulstart selbst die Ranglisten. Zunächst werden u.a. in den Vorabquoten und der Abiturbestenquote erste Zulassungsangebote bereitgestellt. Die Freischaltung der Ranglisten in der Zusätzlichen Eignungsquote (ZEQ) und im Auswahlverfahren der Hochschule (AdH) erfolgt dann im weiteren Verlauf der Koordinierungsphase.

Die Bewerber*innen werden bei den ZV-Studiengängen automatisch an allen drei Hauptquoten beteiligt. Die Anfangsposition auf der jeweiligen Rangliste ist abhängig von der individuellen Qualifikation im Verhältnis zu der Qualifikation der Mitbewerber*innen. Durch die Effekte der Koordinierungsphase (z.B. das Ausscheiden anderer Bewerber*innen auf der Rangliste durch Annahme eines Zulassungsangebots an einer anderen Hochschule) kann sich die eigene Zulassungschance erhöhen.

Wer kommt auf die Ranglisten?

Zu beachten ist, dass sich Bewerbungen im Status „gültig“ befinden müssen, damit sie von der Hochschule (für örtlich zulassungsbeschränkte und/oder zulassungsfreie Studiengänge) bzw. von Hochschulstart (für die ZV-Studiengänge) auf den Ranglisten platziert werden können. Zulassungen können also nur für „gültige“ Bewerbungen ausgesprochen werden. Im Umkehrschluss heißt dies, dass für Bewerbungen mit dem Status „eingegangen“, „zurückgezogen“, „ausgeschlossen“ oder „ausgeschieden“ keine Positionierung auf den Ranglisten und in der Folge auch keine Zulassung möglich ist. Eine Bewerbung wird z.B. in den Status „ausgeschlossen“ überführt, wenn geforderte Unterlagen nicht bis zum Ende der Bewerbungs- bzw. Nachreichfrist nachgewiesen wurden.

Zulassungsmöglichkeit ja/nein?

Da für jeden Studiengang nur eine bestimmte Anzahl von Studienplätzen zur Verfügung steht, enthält jede Rangliste auch eine entsprechende Grenze, ab der keine Zulassung mehr möglich ist. Die Bewerbungen, die sich oberhalb dieser Grenze befinden, liegen folglich im sogenannten „zulassungsfähigen Bereich“, denn für sie kann ein Zulassungsangebot vergeben werden.

Wichtig: Die Koordinierung von Zulassungsangeboten ist ein hochdynamischer Prozess. Daher ist eine Bewerbung, die zu Beginn der Koordinierungsphase nicht im zulassungsfähigen Bereich liegt und den Status „Zulassungsangebot aktuell nicht möglich“ erhält, nicht automatisch „gescheitert“. Das Annahme- und Priorisierungsverhalten aller am DoSV beteiligten Bewerber*innen hat Auswirkungen auf die Bewerbungsprozesse aller Mit-Bewerber*innen, so dass über den gesamten Koordinierungsprozess verteilt immer wieder Bewerbungen in die zulassungsfähigen Bereiche der Ranglisten übergehen.

Was können die Bewerber*innen während der Koordinierungsphase tun?

  • Angebot prüfen und annehmen
    Wenn eine Bewerbung im DoSV im zulassungsfähigen Bereich einer Rangliste liegt, so wird die entsprechende Hochschule ein Zulassungsangebot aussprechen – also eine Zulassung für diese Bewerbung anbieten. Bewerber*innen können ein solches Angebot in ihrem Benutzerkonto umgehend aktiv bzw. manuell annehmen. In diesem Fall wird aus dem Zulassungsangebot eine „echte“ Zulassung und die übrigen Bewerbungen scheiden unwiderruflich aus dem Verfahren aus. Sollten die Bewerber*innen auf ein Zulassungsangebot nicht reagieren, so wird das am Ende der Koordinierungsphase vorliegende (bestmögliche) Angebot automatisch in eine Zulassung umgewandelt.
  • Ranglistendetails im Auge behalten
    Sobald die Rangliste eines Studienangebots freigeschaltet wurde, können Bewerber*innen in der Bewerbungsübersicht ihres Benutzerkontos die individuelle Ranglistenposition im Auge behalten: Innerhalb der Zeile der jeweiligen konkreten Bewerbung findet sich ein Aktionsbutton, durch den man die Ranglistendetails aufrufen kann. Für jede freigegebene Rangliste werden hier die „Plätze gemäß ZZVO“ auf dieser Rangliste (Anzahl der gemäß Zulassungszahlenverordnung verfügbaren Studienplätze), der aktuelle Rang der Bewerbung sowie die Anzahl der noch davor platzierten Bewerbungen angezeigt, die bisher bereits ausgeschieden sind.
    Während der Koordinierung ändert sich nur die „Anzahl ausgeschiedener Bewerbungen“ fortlaufend – d.h., man muss in der jeweiligen Rangliste (z.B. Leistung oder Wartezeit) die Anzahl der ausgeschiedenen Bewerbungen von dem persönlichen Rang abziehen, wenn man die „bereinigte“ persönliche Rangplatzposition ermitteln möchte. Diese kann dann in Relation zur Gesamtheit der zu vergebenden Plätze („Plätze gemäß ZZVO“) innerhalb dieser Rangliste gesetzt werden. Allerdings kann diese Rechnung nur als Orientierung dienen. Eine Zulassungschance aus den Ranglistendetails abzuleiten, ist schwierig, da ein Nachrücken stets vom Annahmeverhalten der anderen Bewerber*innen abhängig ist.
  • Reihenfolge(n) der Bewerbungen überprüfen
    Im besten Fall haben die Bewerber*innen nach Abgabe ihrer letzten Bewerbung bzw. nach Ende der Bewerbungsphase die Reihenfolge aller Bewerbungen final und bewusst priorisiert. Dies „behütet“ sie vor nicht gewünschten Auswirkungen durch das In-Kraft-Treten der Koordinierungsregeln zu Beginn der Koordinierungsphase (der genaue Zeitpunkt kann der Terminübersicht entnommen werden). Wenn Bewerber*innen sich auf einen oder mehrere ZV-Studiengänge (Humanmedizin, Tiermedizin, Zahnmedizin, Pharmazie) beworben haben, sollte auch die Binnenpriorisierung, d.h. die Reihenfolge der genannten Studienorte des jeweiligen Studiengangs, noch einmal begutachtet werden.
    Ohne eine aktive Priorisierung wird die Reihenfolge der Bewerbungen durch den Zeitpunkt des Bewerbungseingangs bestimmt. Daher liegt es nahe, dass Bewerber*innen diese Reihenfolge im Nachhinein noch einmal aufrufen, überprüfen und ggf. anpassen. Wenn Bewerber*innen hiermit jedoch bis in die Koordinierungsphase hinein warten oder sich nach Beginn dieser Phase die Wunschvorstellungen noch einmal geändert haben, so muss man etwas dringend beachten: Sobald die Koordinierungsregeln greifen (s.u.), können niedriger priorisierte Bewerbungen schon bald unwiderruflich aus dem Verfahren ausscheiden. In diesem Fall führt auch eine nachträgliche Umpriorisierung nicht dazu, dass eine bereits ausgeschiedene Bewerbung wieder aktiv wird bzw. wieder am Verfahren teilnimmt!

Was passiert am Ende der Koordinierungsphase?

Das Ende der Koordinierungsphase mündet in einer mehrtätigen Portalsperre. Während dieser Sperre erfolgt individuell für die Zulassungsmöglichkeit mit der höchsten Präferenz die Zulassung und es wird ein entsprechender Zulassungsbescheid erteilt. Für den Zeitraum der Portalsperre haben Bewerber*innen keinen Zugriff auf ihr DoSV-Nutzerkonto. Sie können also weder ihre Bewerbungswünsche umpriorisieren, noch Bewerbungen zurückziehen oder etwaige Zulassungsangebote aus eigenem Antrieb annehmen. Vor diesem Hintergrund können Sie den in dieser Zeit automatisch vom DoSV versendeten E-Mails bzw. den darin enthaltenen Hinweisen zur Einschreibung ggf. auch nicht unmittelbar nachkommen, da jedwede Interaktion mit dem DoSV seitens der Bewerber*innen temporär ausgeschlossen ist.
Wichtig: Nach Beendigung der Portalsperre haben Sie selbstverständlich wieder vollen Zugriff auf Ihr Nutzerkonto und die entsprechenden Bewerbungsbestandteile.

Die Koordinierungsregeln

Die im Folgenden beschriebenen drei DoSV-Koordinierungsregeln legen fest, was geschieht, wenn Bewerber*innen nicht aktiv ein Zulassungsangebot annehmen, und unter welchen Umständen aus einem solchen Angebot automatisch eine Zulassung wird.

Diese Regeln greifen kurz nach Beginn der Koordinierungsphase (s. Terminübersicht) und führen zu einem zügigeren Abgleich aller teilnehmenden Bewerbungen im DoSV.

Wenn nur genau eine aktive Bewerbung im DoSV vorliegt und diese auch im zulassungsfähigen Bereich der entsprechenden Rangliste erfasst ist, wird ein Zulassungsangebot ausgesprochen und sofort in eine Zulassung umgewandelt.

Der Zulassungsprozess ist damit erfolgreich abgeschlossen, und die Bewerber*innen können sich im Anschluss für ihren Wunschstudiengang einschreiben.

Beispiel für Regel 1:
Mareike hat nur eine aktive Bewerbung an der Hochschule X im Koordinierungsverfahren von Hochschulstart. Die Hochschule X schaltet bereits vier Wochen nach dem Start der Koordinierung die Rangliste für das betreffende Studienangebot frei. Mareikes Bewerbung liegt im zulassungsfähigen Bereich. Somit wird ihr ein Zulassungsangebot übermittelt. Da zu diesem Zeitpunkt bereits die Koordinierungsregeln greifen, wird das vorliegende Zulassungsangebot unmittelbar in eine Zulassung umgewandelt. Mareike wird in der Folge zeitnah ein Zulassungsbescheid übermittelt, auf dem sie alle relevanten Informationen zur Einschreibung findet.

Wenn mehrere aktive Bewerbungen im DoSV vorliegen und alle von ihnen im zulassungsfähigen Bereich der entsprechenden Ranglisten erfasst sind, werden die jeweiligen Zulassungsangebote ausgesprochen. Anschließend wird das am höchsten priorisierte Zulassungsangebot in eine Zulassung umgewandelt.

Der Zulassungsprozess ist damit erfolgreich abgeschlossen, und die Bewerber*innen können sich im Anschluss für ihren am höchsten priorisierten Wunschstudiengang einschreiben.

Beispiel für Regel 2:
Jan hat im Koordinierungsverfahren von Hochschulstart drei Bewerbungen an drei unterschiedlichen Hochschulen abgegeben. Alle drei Hochschulen erstellen die Ranglisten für die jeweiligen Studienangebote sehr zeitnah zu Beginn der Koordinierungsphase. Hochschule M (Priorität 2) schaltet die Ranglisten am dritten Tag nach dem Beginn frei, Hochschule N (Priorität 3) am fünften Tag und Hochschule O (Priorität 1) am sechsten Tag. In allen drei Fällen liegt Jan direkt im zulassungsfähigen Bereich. Ihm können also drei Zulassungsangebote übermittelt werden..

Gehen wir nun davon aus, dass ab dem zehnten Tag die Koordinierungsregeln starten: Bis zu diesem Tag bleiben folglich alle drei Zulassungsangebote parallel bestehen und Jan könnte sich zwischen den dreien entscheiden. Ab dem zehnten Tag übernimmt hingegen die Koordinierungsregel 2 die Entscheidung für ihn und die Bewerbung mit der Priorität 1 wird automatisch in eine Zulassung umgewandelt, während die beiden niedriger priorisierten Bewerbungen wegfallen. Ihm wird in der Folge zeitnah ein Zulassungsbescheid übermittelt, auf dem er alle relevanten Informationen zur Einschreibung an der Hochschule O findet.

Wenn mehrere aktive Bewerbungen im DoSV vorliegen und mindestens zwei davon im zulassungsfähigen Bereich erfasst sind, während andere Bewerbungen zu diesem Zeitpunkt nicht im zulassungsfähigen Bereich liegen, so werden die jeweils möglichen Zulassungsangebote ausgesprochen. Anschließend entfällt das niedriger priorisierte Zulassungsangebot, während das höher priorisierte Zulassungsangebot und die bisher nicht im zulassungsfähigen Bereich liegenden Bewerbungen bestehen bleiben.

Der Zulassungsprozess dauert weiter an, weil noch Bewerbungen vorliegen, für die potentiell Zulassungsangebote ausgesprochen werden können. (Natürlich können auch an dieser Stelle Bewerber*innen das verbliebene Angebot selbst annehmen und den Bewerbungsprozess so eigenständig erfolgreich beenden.)

Beispiel für Regel 3:
Frieda hat im Koordinierungsverfahren von Hochschulstart sieben Bewerbungen abgegeben. Kurz vor der Aktivierung der Koordinierungsregeln, ist die Situation wie folgt: Die Bewerbungen mit den Prioritäten 1, 2, 5 und 6 haben Zulassungsangebote, für die Bewerbungen mit Priorität 3 und 7 lautet der Status „Zulassungsangebot aktuell nicht möglich“ und die Bewerbung mit Priorität 4 befindet sich noch im Status „gültig“, da die Hochschule die Rangliste noch nicht freigeschaltet hat.
Frieda hat sich also vor dem Eintreten der Koordinierungsregeln noch nicht aktiv für ein Zulassungsangebot entschieden. Ab dem Tag der Aktivierung würden nun gemäß der Koordinierungsregel 3 die Zulassungsangebote mit den Prioritäten 2, 5 und 6 wegfallen. Nur das höchstpriorisierte Zulassungsangebot mit Priorität 1 bleibt erhalten. Dieses vorliegende Angebot wird jedoch noch nicht automatisch zur Zulassung, da es noch zwei Bewerbungen ohne aktuelles Zulassungsangebot (Prioritäten 3 und 7) und eine Bewerbung im Status „gültig“ gibt. Vier Bewerbungen von Frieda sind also weiterhin aktiv, während drei automatisch ausgeschieden sind.
Sobald sich nun im weiteren Verlauf des Verfahrens der Status der drei Bewerbungen ohne Zulassungsangebot ändert, sprich z.B. ein Zulassungsangebot für Priorität 3 möglich ist, würde diese Bewerbung unmittelbar wegfallen, da zu diesem Zeitpunkt nicht mehrere Zulassungsangebote parallel bestehen können und Frieda ja weiterhin ein Angebot für ihre höchste Priorität hat.
Sie hat sich in der Folge bis zum Ende der Koordinierungsphase nicht aktiv für ein Angebot entschieden und ihre Prioritäten unverändert gelassen. Die Hochschule hat zwar mittlerweile die Rangliste, auf der sich die Bewerbung mit der Priorität 4 befindet, freigeschaltet, dort liegt sie jedoch bis zum Ende nicht im zulassungsfähigen Bereich. Gleiches gilt weiterhin für die Bewerbung mit Priorität 7.
Erst mit Abschluss der Koordinierungsphase würde Frieda nun die automatische Zulassung für ihre erste Priorität erhalten, während die zwei zu diesem Zeitpunkt noch aktiven Bewerbungen automatisch ausscheiden. In der Folge wird ihr zeitnah ein Zulassungsbescheid übermittelt mit allen relevanten Informationen zur Einschreibung.

Es gibt noch eine vierte Koordinierungsregel, die exklusiv in der separaten Phase des Koordinierten Nachrückens zur Anwendung kommt:

Wenn im Koordinierten Nachrücken mindestens eine Bewerbung im zulassungsfähigen Bereich der entsprechenden Rangliste(n) liegt, so wird für diese Bewerbung ein Zulassungsangebot ausgesprochen und sofort in eine Zulassung überführt.

Der Zulassungsprozess ist damit erfolgreich abgeschlossen, und die Bewerber*innen können sich im Anschluss für den verbliebenen Wunschstudiengang einschreiben.