Bei der Koordinierung von Zulassungsangeboten im DoSV kommen vier Regeln zum Einsatz, die im Folgenden vorgestellt werden. Um diese Regeln besser verstehen zu können, müssen zunächst jedoch einige Kernbegriffe erläutert werden.

Mit dem Begriff „aktive Bewerbung“ werden Bewerbungen bezeichnet, die erfolgreich im DoSV-Bewerbungsportal abgegeben wurden, am Verfahren teilnehmen und sich daher aktuell im Prozess der Verarbeitung befinden. Zulassungen können nur für aktive Bewerbungen ausgesprochen werden. Im Umkehrschluss ist zu beachten, dass für inaktive Bewerbungen (also Bewerbungen mit dem Status „zurückgezogen“, „ausgeschlossen“ oder „ausgeschieden“) keine Zulassung möglich ist.

Alle Bewerbungen werden an den Hochschulen selbst auf Ranglisten für die entsprechenden Studiengänge erfasst. Da für jeden Studiengang nur eine bestimmte Anzahl von Studienplätzen zur Verfügung steht, enthält jede Rangliste auch eine entsprechende Grenze, ab der keine Zulassung mehr möglich ist. Die Bewerbungen, die sich oberhalb dieser Grenze befinden, liegen folglich im sogenannten „zulassungsfähigen Bereich“, denn für sie kann ein Zulassungsangebot vergeben werden.

Wichtig: Die Koordinierung von Zulassungsangeboten ist ein hochdynamischer Prozess. Daher ist eine Bewerbung, die zu Beginn der Koordinierungsphase nicht im zulassungsfähigen Bereich liegt, nicht automatisch „gescheitert“. Das Annahme- und Priorisierungsverhalten aller am DoSV beteiligten Bewerber*innen hat Auswirkungen auf die Bewerbungsprozesse aller Mit-Bewerber*innen, so dass über den gesamten Koordinierungsprozess verteilt immer wieder Bewerbungen in die zulassungsfähigen Bereiche der Ranglisten übergehen.

Wenn eine Bewerbung im DoSV positiv durch eine Hochschule wahrgenommen wurde (also im zulassungsfähigen Bereich einer Rangliste erfasst wird), so spricht diese Hochschule dem/der jeweiligen Bewerber*in ein Zulassungsangebot aus – d.h. sie bietet für diese Bewerbung also eine Zulassung an. Bewerber*innen können ein solches Angebot jederzeit aus eigener Kraft annehmen. In diesem Fall wird aus dem Zulassungsangebot eine „echte“ Zulassung und die übrigen Bewerbungen scheiden unwiderruflich aus dem Verfahren aus.

Entscheidend ist jedoch, dass Bewerber*innen nicht gezwungen sind, diese Entscheidung in jedem Fall selbst zu treffen. Daher legen die hier im weiteren Verlauf abgebildeten DoSV-Koordinierungsregeln fest, was geschieht, wenn Bewerber*innen nicht aus eigenem Antrieb ein Zulassungsangebot annehmen, und unter welchen Umständen sozusagen automatisch aus einem solchen Angebot eine Zulassung wird.

Während der Koordinierungsphase kommen die ersten drei Koordinierungsregeln zum Einsatz. Die vierte Koordinierungsregel wird exklusiv im Koordinierten Nachrücken angewandt.

Koordinierungsregel 1

Wenn nur genau eine aktive Bewerbung im DoSV vorliegt und diese auch im zulassungsfähigen Bereich der entsprechenden Rangliste erfasst ist, wird ein Zulassungsangebot ausgesprochen und sofort in eine Zulassung umgewandelt.

Der Zulassungsprozess ist damit erfolgreich abgeschlossen, und die Bewerber*innen können sich im Anschluss für ihren Wunschstudiengang einschreiben.

Beispiel für Regel 1:
Mareike hat nur eine aktive Bewerbung an der Hochschule X im Koordinierungsverfahren von Hochschulstart. Die Hochschule X schaltet bereits vier Wochen nach dem Start der Koordinierung die Rangliste für das betreffende Studienangebot frei. Mareikes Bewerbung liegt im zulassungsfähigen Bereich. Somit wird ihr ein Zulassungsangebot übermittelt. Da zu diesem Zeitpunkt bereits die Koordinierungsregeln greifen, wird das vorliegende Zulassungsangebot unmittelbar in eine Zulassung umgewandelt. Mareike wird in der Folge zeitnah ein Zulassungsbescheid übermittelt, auf dem sie alle relevanten Informationen zur Einschreibung findet.

Koordinierungsregel 2

Wenn mehrere aktive Bewerbungen im DoSV vorliegen und alle von ihnen im zulassungsfähigen Bereich der entsprechenden Ranglisten erfasst sind, werden die jeweiligen Zulassungsangebote ausgesprochen. Anschließend wird das am höchsten priorisierte Zulassungsangebot in eine Zulassung umgewandelt.

Der Zulassungsprozess ist damit erfolgreich abgeschlossen, und die Bewerber*innen können sich im Anschluss für ihren am höchsten priorisierten Wunschstudiengang einschreiben.

Beispiel für Regel 2:
Jan hat im Koordinierungsverfahren von Hochschulstart drei Bewerbungen an drei unterschiedlichen Hochschulen abgegeben. Alle drei Hochschulen erstellen die Ranglisten für die jeweiligen Studienangebote sehr zeitnah zu Beginn der Koordinierungsphase. Hochschule M (Priorität 2) schaltet die Ranglisten am dritten Tag nach dem Beginn frei, Hochschule N (Priorität 3) am fünften Tag und Hochschule O (Priorität 1) am sechsten Tag. In allen drei Fällen liegt Jan direkt im zulassungsfähigen Bereich. Ihm können also drei Zulassungsangebote übermittelt werden..

Gehen wir nun davon aus, dass ab dem zehnten Tag die Koordinierungsregeln starten: Bis zu diesem Tag bleiben folglich alle drei Zulassungsangebote parallel bestehen und Jan könnte sich zwischen den dreien entscheiden. Ab dem zehnten Tag übernimmt hingegen die Koordinierungsregel 2 die Entscheidung für ihn und die Bewerbung mit der Priorität 1 wird automatisch in eine Zulassung umgewandelt, während die beiden niedriger priorisierten Bewerbungen wegfallen. Ihm wird in der Folge zeitnah ein Zulassungsbescheid übermittelt, auf dem er alle relevanten Informationen zur Einschreibung an der Hochschule O findet.

Koordinierungsregel 3

Wenn mehrere aktive Bewerbungen im DoSV vorliegen und mindestens zwei davon im zulassungsfähigen Bereich erfasst sind, während andere Bewerbungen zu diesem Zeitpunkt nicht im zulassungsfähigen Bereich liegen, so werden die jeweils möglichen Zulassungsangebote ausgesprochen. Anschließend entfällt das niedriger priorisierte Zulassungsangebot, während das höher priorisierte Zulassungsangebot und die bisher nicht im zulassungsfähigen Bereich liegenden Bewerbungen bestehen bleiben.

Der Zulassungsprozess dauert weiter an, weil noch Bewerbungen vorliegen, für die potentiell Zulassungsangebote ausgesprochen werden können. (Natürlich können auch an dieser Stelle Bewerber*innen das verbliebene Angebot selbst annehmen und den Bewerbungsprozess so eigenständig erfolgreich beenden.)

Beispiel für Regel 3:
Frieda hat im Koordinierungsverfahren von Hochschulstart sieben Bewerbungen abgegeben. Kurz vor der Aktivierung der Koordinierungsregeln, ist die Situation wie folgt: Die Bewerbungen mit den Prioritäten 1, 2, 5 und 6 haben Zulassungsangebote, für die Bewerbungen mit Priorität 3 und 7 lautet der Status „Zulassungsangebot aktuell nicht möglich“ und die Bewerbung mit Priorität 4 befindet sich noch im Status „gültig“, da die Hochschule die Rangliste noch nicht freigeschaltet hat.
Frieda hat sich also vor dem Eintreten der Koordinierungsregeln noch nicht aktiv für ein Zulassungsangebot entschieden. Ab dem Tag der Aktivierung würden nun gemäß der Koordinierungsregel 3 die Zulassungsangebote mit den Prioritäten 2, 5 und 6 wegfallen. Nur das höchstpriorisierte Zulassungsangebot mit Priorität 1 bleibt erhalten. Dieses vorliegende Angebot wird jedoch noch nicht automatisch zur Zulassung, da es noch zwei Bewerbungen ohne aktuelles Zulassungsangebot (Prioritäten 3 und 7) und eine Bewerbung im Status „gültig“ gibt. Vier Bewerbungen von Frieda sind also weiterhin aktiv, während drei automatisch ausgeschieden sind.
Sobald sich nun im weiteren Verlauf des Verfahrens der Status der drei Bewerbungen ohne Zulassungsangebot ändert, sprich z.B. ein Zulassungsangebot für Priorität 3 möglich ist, würde diese Bewerbung unmittelbar wegfallen, da zu diesem Zeitpunkt nicht mehrere Zulassungsangebote parallel bestehen können und Frieda ja weiterhin ein Angebot für ihre höchste Priorität hat.
Sie hat sich in der Folge bis zum Ende der Koordinierungsphase nicht aktiv für ein Angebot entschieden und ihre Prioritäten unverändert gelassen. Die Hochschule hat zwar mittlerweile die Rangliste, auf der sich die Bewerbung mit der Priorität 4 befindet, freigeschaltet, dort liegt sie jedoch bis zum Ende nicht im zulassungsfähigen Bereich. Gleiches gilt weiterhin für die Bewerbung mit Priorität 7.
Erst mit Abschluss der Koordinierungsphase würde Frieda nun die automatische Zulassung für ihre erste Priorität erhalten, während die zwei zu diesem Zeitpunkt noch aktiven Bewerbungen automatisch ausscheiden. In der Folge wird ihr zeitnah ein Zulassungsbescheid übermittelt mit allen relevanten Informationen zur Einschreibung.

Koordinierungsregel 4

Sobald im Koordinierten Nachrücken mindestens eine Bewerbung im zulassungsfähigen Bereich der entsprechenden Rangliste(n) vorliegt, so wird für diese Bewerbung ein Zulassungsangebot ausgesprochen und sofort in eine Zulassung überführt.

Der Zulassungsprozess ist damit erfolgreich abgeschlossen, und die Bewerber*innen können sich im Anschluss für den verbliebenen Wunschstudiengang einschreiben.